Manual de uso
ClarIA en tu clínica: quién hace qué, paso a paso.
Una guía para recepción y dentistas, desde el presupuesto hasta la respuesta del paciente. Sin instalar nada: ClarIA se abre en el navegador del ordenador de recepción y en el móvil de la doctora.
0Lo que necesitáis
- Un ordenador en recepción con navegador
- El móvil de cada dentista (para dictar y aprobar)
- El WhatsApp Business de la clínica
1El alta (una sola vez, 1-2 horas por videollamada)
Os pedimos la información de la clínica con una hoja sencilla y la dejamos configurada:
- Datos de la clínica: nombre, logo, teléfono, horario, cómo llegar.
- Cada profesional: foto, formación, trayectoria y cómo le gusta hablar a sus pacientes.
- Los tratamientos que hacéis, con lo que incluye cada uno, materiales, garantías y cuidados.
- Formas de pago: pronto pago, pago por fases, financiación (con vuestra financiera y sus condiciones reales).
Vuestro dentista revisa y aprueba esos contenidos una vez. Antes del primer paciente real firmamos el contrato de protección de datos.
2Crear un plan (unos minutos por paciente)
- Tu equipoRecepción, atención al paciente o quien entregue los presupuestos sube el PDF o una foto del presupuesto que ya saca vuestro programa. Tal cual.
- ClarIAEn un minuto prepara el plan: fases con dibujos, qué gana el paciente, qué pasa si espera, qué incluye cada partida y las formas de pago. Lo que falte o no cuadre, lo marca; no lo inventa.
- El dentistaEl que ha visto al paciente recibe un enlace en su móvil: lo revisa, corrige lo que quiera y lo aprueba con un toque. Si quiere, graba ahí mismo 20-30 segundos con algo personal («mastica solo por la derecha») y ClarIA lo convierte en su nota. Sin su aprobación no sale nada.
3Enviarlo
Recepción pulsa «Enviar por WhatsApp»: se abre el WhatsApp de la clínica con el mensaje y el enlace ya escritos. Lo envía y marca el plan como enviado. Por WhatsApp solo viaja el enlace; la información clínica se queda en una página segura que caduca.
Consejo: que la doctora diga en consulta «esta tarde te llega por WhatsApp tu plan explicado». El paciente lo espera y lo abre.
4La bandeja, cada mañana (5 minutos)
Tres pestañas: Para atender hoy (lo que pide acción), En seguimiento (lo que aún no pide nada) y Resueltos. Cada tarea tiene un responsable.
| Estado | Qué significa | Qué hacéis |
|---|---|---|
| Pregunta recibida | El paciente ha preguntado algo. | Si es clínica, pásala a la doctora con un clic. Si es de citas o pagos, contéstala recepción. |
| Revisión clínica | La doctora tiene la pregunta. | La doctora escribe o corrige la respuesta y la confirma. |
| Respuesta lista | La respuesta está revisada. | Recepción se la hace llegar al paciente (llamada o WhatsApp) y la marca como comunicada. |
| Pide contacto | Ha pulsado «Quiero dar el siguiente paso». | Llamadle para dar cita. Veréis cómo prefiere pagar. No es aceptación: confirmadla en vuestro programa. |
| Sin abrir | Han pasado días y no lo ha abierto. | Comprobad que el número es correcto y que el mensaje le llegó. |
| Plan consultado | Lo ha visto y no ha respondido. | Nada, por ahora. Si en 48 h sigue igual, ofrecedle resolver dudas. |
| Ahora no | Ha decidido no seguir de momento. | Respetadlo. Su motivo os ayuda a explicar mejor los próximos planes. |
5Cerrar el círculo
Cuando el paciente acepte de verdad (o decida no hacerlo), marcadlo en ClarIA: aceptado, pendiente o descartado, y el importe final. Con eso, cada mes veréis qué presupuestos se convierten en tratamiento y dónde se quedan los que no.
6Lo que ClarIA no hace
- No diagnostica ni cambia el tratamiento: explica lo que vuestro dentista ha decidido.
- No responde sola preguntas clínicas: llegan a vuestro equipo.
- «Quiero dar el siguiente paso» no es un consentimiento informado: es «llamadme».
- No sustituye vuestro programa de gestión: trabaja al lado.
¿Dudas durante el piloto?
Escríbenos a contacto@rootcostdental.com. Te respondemos en horario laboral.
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