KPIs de una clínica dental: los 7 que mirar cada semana

Los siete KPIs que conviene revisar cada semana en una clínica dental son la facturación contra objetivo, la aceptación de presupuestos, la producción por hora de sillón, el coste por paciente nuevo, la proporción entre pacientes nuevos y de revisión, las citas perdidas sin aviso y las reseñas nuevas. Se miran en media hora cada lunes, con una hoja de cálculo, y se comparan con tus propios objetivos y con tus semanas anteriores, porque de ninguno de los siete hay una media española verificable.

Mirarlos cada semana y no cada mes es lo que da tiempo a reaccionar: el cierre del mes te enseña el resultado cuando ya no puedes cambiarlo. Aquí va cada uno con su fórmula, por qué importa y con qué compararlo.

1. Facturación semanal contra objetivo

Qué es: la facturación cobrada (no presupuestada) en los últimos 7 días, comparada con el objetivo de la semana.

Cómo se calcula: suma de todos los cobros del periodo, agrupados por gabinete y por especialidad si quieres más detalle.

Por qué importa: ver la facturación mensual al final del mes es ver el resultado, no la causa. La facturación semanal te avisa si vas a llegar al objetivo del mes con tiempo de hacer algo.

Con qué compararlo: con tu objetivo de la semana, no con otras clínicas. Lo que importa es la desviación: si una semana te separas mucho del objetivo —por ejemplo, más de un 15 %—, mira por qué antes de que se convierta en un mes.

2. Tasa de aceptación de presupuestos

Qué es: el porcentaje de presupuestos presentados que se convierten en tratamiento aceptado.

Cómo se calcula: (presupuestos aceptados / presupuestos presentados) × 100. Mídela de dos formas: en número de presupuestos y en euros. Si la de euros va por debajo de la de número, se te están cayendo justo los grandes.

Por qué importa: es la métrica de salida del proceso comercial. Si baja, lo siguiente que baja es la facturación, unas semanas después, cuando esos tratamientos tendrían que haber empezado.

Con qué compararlo: contigo mismo. No hay ninguna encuesta española que mida la aceptación de presupuestos, ni en número ni en euros; las cifras que circulan salen de la cartera de clientes de quien las publica. Compara tus últimas cuatro semanas con las cuatro anteriores, y cuando se mueva, busca qué cambió.

3. Producción por hora de sillón

Qué es: la facturación generada por cada sillón en el periodo, dividida por las horas que ese sillón ha estado disponible.

Cómo se calcula: facturación del sillón / horas disponibles. Y al lado, la ocupación: horas con cita / horas disponibles.

Por qué importa: detecta sillones infrautilizados (gabinetes vacíos a horas punta) y doctores con producciones muy distintas haciendo el mismo tipo de trabajo. Una hora de sillón vacía cuesta lo mismo que una llena.

Con qué compararlo: tus gabinetes entre sí, y cada gabinete consigo mismo semana a semana. No hay dato español de producción por hora clínica. Si dos sillones que hacen lo mismo producen muy distinto, hay algo operativo que ajustar: huecos en la agenda, citas mal dimensionadas o un doctor sin asistente.

4. Coste de captación por paciente nuevo

Qué es: cuánto te cuesta que un paciente nuevo pise tu clínica por primera vez.

Cómo se calcula: total invertido en marketing y captación en el periodo / pacientes nuevos atendidos en el periodo.

Por qué importa: te dice si estás invirtiendo bien tu presupuesto de marketing. Sin este número, das palos de ciego con Facebook Ads, Google Ads y Doctoralia.

Con qué compararlo: con lo que te deja ese paciente. No hay una distribución española del coste por paciente nuevo, y además depende de la zona y del tratamiento que busque. La regla que sí sirve: si lo que te cuesta traer a un paciente nuevo supera lo que te deja su primer tratamiento, cada paciente nuevo empieza en pérdidas y dependes de que vuelva.

5. Pacientes nuevos frente a pacientes de revisión

Qué es: la proporción entre pacientes que vienen por primera vez y los que vienen a revisión o seguimiento.

Cómo se calcula: simple recuento semanal por categoría.

Por qué importa: una clínica sana tiene flujo nuevo Y mantiene a los antiguos. Si los nuevos crecen pero las revisiones caen, tienes un problema de fidelización (los nuevos se van después del primer tratamiento). Si las revisiones crecen pero los nuevos se desploman, tienes un problema de captación.

Con qué compararlo: con la tendencia de tu propia clínica. No hay dato español de retención ni de revisiones por clínica, así que lo útil es la dirección: cuando una de las dos líneas cambia de rumbo varias semanas seguidas, toca mirar por qué.

6. Citas perdidas sin aviso (no-show)

Qué es: el porcentaje de citas programadas a las que el paciente no se presenta sin avisar.

Cómo se calcula: (citas perdidas sin aviso / citas programadas) × 100.

Por qué importa: cada cita perdida sin aviso es un hueco de sillón pagado y sin producir. Un ejemplo con números redondos: si se perdieran diez citas a la semana y cada hueco valiera 100 € de producción, serían 1.000 € a la semana, más de 4.000 € al mes.

Con qué compararlo: no hay cifra española de ausencias; compárate con tus semanas anteriores. Si sube, lo primero es un sistema de confirmaciones: recordatorio 48 horas antes y confirmación 24 horas antes.

7. Reseñas nuevas y nota en Google

Qué es: cuántas reseñas nuevas recibes a la semana en Google y cuál es tu nota media.

Cómo se calcula: simple: tu ficha de Google te lo da, o cualquier herramienta de gestión de reputación.

Por qué importa: las reseñas son lo primero que ve un paciente que te busca en Google, y las lee al lado de las de las clínicas que salen contigo. Si pasan semanas sin una reseña nueva, lo primero que hay que mirar es si alguien se la está pidiendo a los pacientes.

Con qué compararlo: con las clínicas que tienes alrededor, que son contra las que te compara el paciente. En el Análisis en Vivo escribes el nombre de tu clínica y, en alrededor de un minuto, ves tu nota y tus reseñas al lado de las de las clínicas cercanas, con su distancia.

Cómo montar tu cuadro de mando sin software

No necesitas un programa caro. Necesitas:

• Una hoja de cálculo (Google Sheets vale).
• Un día de la semana fijo (lunes a primera hora funciona bien).
• Una persona responsable de actualizar las cifras (puede ser tú, tu coordinadora o tu administrativa).
• Una columna de "objetivo" y una de "real" para cada KPI.
• Un cuadro semanal de 30 minutos con quien lleve la dirección para revisar.

Si prefieres no montarla desde cero, el cuadro de mando gratis es esa hoja ya hecha, en Google Sheets: rellenas 10 datos cada viernes —facturación, presupuestos entregados y aceptados, pacientes nuevos, gasto en captación, horas de sillón, citas perdidas sin aviso…— y te marca con un semáforo lo que se ha desviado de tus propios objetivos.

Después de unas semanas, las desviaciones cuentan una historia clara. Y a partir de ahí, las decisiones se toman con un número delante.

Lo más importante

Tener los KPIs no es el objetivo. Actuar sobre lo que dicen sí lo es. Una clínica que ve caer su aceptación de presupuestos dos semanas seguidas y ese mismo lunes revisa cómo se presentan corrige a tiempo. La que se entera al cerrar el trimestre ya ha perdido esos tratamientos.

Preguntas frecuentes

¿Qué KPIs debe medir una clínica dental?

Los siete de este artículo cubren lo esencial: dinero (facturación contra objetivo), venta (aceptación de presupuestos), capacidad (producción por hora de sillón), captación (coste por paciente nuevo y proporción de nuevos), agenda (citas perdidas sin aviso) y reputación (reseñas). Si solo puedes empezar con uno, que sea la aceptación de presupuestos: es el que avisa antes de que baje la facturación.

¿Cada cuánto hay que revisar los indicadores de una clínica dental?

Cada semana, el mismo día y a la misma hora. Mes a mes ves el resultado cuando ya no puedes cambiarlo; semana a semana ves la desviación con tiempo de corregirla. Media hora el lunes basta.

¿Cuál es una buena tasa de aceptación de presupuestos en una clínica dental?

No hay dato español verificable: ninguna encuesta nacional mide la aceptación de presupuestos, ni en número ni en euros, y las cifras que circulan salen de la cartera de clientes de quien las publica. La referencia útil es la tuya: calcula la de las últimas cuatro semanas, en número y en euros, y trabaja para que suba.

¿Cómo se calcula la tasa de no-show de una clínica dental?

Citas perdidas sin aviso entre citas programadas, por cien. Por ejemplo, 12 citas perdidas de 240 programadas en una semana son un 5 %. Cuenta solo las que no avisaron: una cancelación con tiempo se puede recolocar; un hueco sin aviso, no.

¿Hace falta un programa de gestión caro para tener un cuadro de mando?

No. Basta una hoja de cálculo con los datos que ya tienes en tu programa de gestión y en la agenda. Si no quieres montarla, el cuadro de mando gratis viene hecho en Google Sheets y la copia es tuya.